De Uitdaging

Onze klant liep vast in handmatige factuurverwerking. Het financiële team besteedde meer dan 15 uur per week aan het uitlezen van PDF-facturen, het invoeren van gegevens in Excel en het ordenen van bestanden in OneDrive. Het proces was traag, foutgevoelig en hield het team weg van strategische financiële analyse.

De Oplossing

We bouwden een intelligente automatisering met Make.com en OpenAI die het volledige factuurproces transformeert:

Geautomatiseerde Data-extractie: AI analyseert binnenkomende PDF-facturen en haalt kerninformatie zoals leverancier, bedragen, data, regels en betaaltermijnen met hoge nauwkeurigheid uit het document.

Slimme Excel-integratie: De uitgelezen gegevens worden automatisch in gestructureerde Excel-sjablonen geplaatst, inclusief opmaak, formules en categorisatie.

Geordend Bestandsbeheer: Facturen krijgen automatisch consistente bestandsnamen en worden in de juiste OneDrive-map geplaatst op basis van leverancier, datum of afdeling.

Uitzonderingsafhandeling: Afwijkende facturen worden gemarkeerd voor menselijke controle, zodat kwaliteitsborging behouden blijft terwijl de bulk automatisch verloopt.

Het Resultaat

“Wat ons team eerst 15 uur per week kostte, gebeurt nu automatisch in enkele minuten. We hebben invoerfouten vrijwel geëlimineerd en ons financiële team vrijgemaakt voor analyse en strategie.” - Financieel Directeur

Tijdbesparing: 15 uur per week teruggewonnen voor strategisch werk
Nauwkeurigheid: 99% minder invoerfouten
Verwerkingssnelheid: Facturen binnen minuten verwerkt
ROI: De oplossing verdiende zichzelf terug in de eerste maand

Deze automatisering neemt het hele proces over, van ontvangst tot archivering, en maakt van een saai handmatig proces een schaalbare, intelligente workflow.